Politique de confidentialité
POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ pour UWB Mail et Super Mail
Date : 22 juillet 2026
§ 1 Responsable
Le responsable au sens du Règlement général sur la protection des données (RGPD) est :
United World Business Dasbecker Weg 1 59073 Hamm Allemagne
E-mail : service@uwbmail.be Protection des données : datenschutz@uwbmail.be Site web : https://uwbmail.be
Un délégué à la protection des données n’est pas nommé actuellement. Si une obligation légale de nomination survient, un délégué sera désigné et cette politique mise à jour en conséquence.
§ 2 Champ d’application
Cette politique de confidentialité s’applique à :
a) le site web https://uwbmail.be ; b) UWB Mail ; c) comptes Mail-Free, Mail-Plus, Mail-Pro et Mail-Ultra ; d) boîtes mail et stockage en ligne ; e) Super Mail ; f) canaux de communication, fonctions d’équipe et automatisations ; g) fonctions IA ; h) marketing par e-mail et personnalisation ; i) commandes, paiements et comptes clients ; j) support, contact, rétractation et résiliation.
Les offres s’adressent aux utilisateurs de l’Espace économique européen et sont fournies pour cette zone.
§ 3 Principes du traitement des données
Nous traitons les données personnelles uniquement :
a) sur la base du RGPD et autres lois applicables ; b) pour des finalités déterminées et légitimes ; c) dans la mesure nécessaire à la fourniture de nos services ; d) selon les principes de minimisation et de limitation des finalités ; e) avec des mesures techniques et organisationnelles appropriées.
§ 4 Catégories de données personnelles
Selon l’utilisation de nos services, les données suivantes peuvent être traitées :
a) prénom et nom ; b) adresse e-mail ; c) nom d’utilisateur et identifiants ; d) numéro de téléphone ; e) données d’entreprise ; f) données de facturation et paiement ; g) adresse IP ; h) données de navigateur, appareil et connexion ; i) données d’utilisation et de sécurité ; j) contenus et pièces jointes d’e-mails ; k) fichiers dans le stockage en ligne ; l) contacts et données de communication ; m) données d’employés, rôles et autorisations ; n) données des canaux de communication Super Mail ; o) entrées et résultats des fonctions IA ; p) données de support et communication ; q) données de rétractation, résiliation et contrat.
Nous ne demandons pas de catégories particulières de données personnelles sauf si légalement autorisé et nécessaire.
§ 5 Hébergement par netcup
Notre site et services numériques sont hébergés par :
netcup GmbH Emmy-Noether-Straße 10 76131 Karlsruhe Allemagne
netcup fournit notamment les serveurs, stockage, réseau et infrastructure technique.
Cela peut inclure le traitement d’adresses IP, horaires d’accès, journaux, données de compte utilisateur, données e-mail, fichiers et données de sécurité technique.
Le traitement sert à :
a) fournir le site et services ; b) stocker et transmettre les données ; c) garantir stabilité et sécurité ; d) détecter et contrer les attaques ; e) maintenance et analyse des erreurs.
Les données sont traitées en Allemagne ou dans l’EEE selon l’infrastructure netcup réservée.
§ 6 Journaux serveur
Lors de l’accès au site et à nos services, des journaux techniques peuvent être traités, notamment :
a) adresse IP ; b) date et heure d’accès ; c) page ou fonction consultée ; d) type et version du navigateur ; e) système d’exploitation ; f) URL référente ; g) volume de données transférées ; h) messages de succès ou d’erreur.
Les journaux sont conservés au maximum sept jours puis supprimés ou anonymisés.
Une conservation plus longue est possible pour enquêter sur un incident de sécurité, contrer une attaque, conserver des preuves ou respecter des obligations légales.
Base légale : article 6(1)f RGPD. Notre intérêt légitime est d’assurer un fonctionnement sûr et stable.
§ 7 Cookies
Notre site utilise uniquement des cookies techniquement nécessaires.
Ils peuvent servir à :
a) connexion et gestion de session ; b) sécurité et prévention des abus ; c) sauvegarde des préférences ; d) panier et commande ; e) résiliation et rétractation ; f) gestion du compte client.
Ces cookies ne peuvent être désactivés s’ils sont indispensables au fonctionnement du site.
Aucun outil d’analyse, marketing ou de suivi n’est utilisé actuellement.
Notamment, aucun service comme Google Analytics, Google Ads, Meta Pixel, TikTok Pixel ou équivalent n’est employé.
Si des cookies non nécessaires ou services marketing sont introduits, leur activation se fera uniquement après consentement explicite. La politique et gestion des consentements seront mises à jour.
§ 8 Inscription et compte utilisateur
Lors de l’inscription, nous traitons les données nécessaires à la création et gestion du compte :
a) nom ou raison sociale ; b) adresse e-mail ; c) mot de passe ou identifiants cryptés ; d) données de sécurité et récupération ; e) données tarifaires et contractuelles ; f) données techniques de connexion et utilisation.
Le traitement sert à créer, gérer et sécuriser le compte et fournir les services souscrits.
Base légale : article 6(1)b RGPD. Pour la sécurité et la prévention des abus, article 6(1)f RGPD s’applique aussi.
§ 9 UWB Mail et stockage en ligne
Avec UWB Mail, notamment les contenus d’e-mails, pièces jointes, destinataires, expéditeurs, contacts et fichiers peuvent être traités.
Le traitement sert à :
a) fournir et livrer les e-mails ; b) stocker et synchroniser ; c) fournir le stockage en ligne ; d) détecter spam et malwares ; e) assurer la sécurité du système ; f) maintenance technique et correction d’erreurs ; g) respecter les obligations légales.
Les contenus clients ne sont pas utilisés à des fins publicitaires.
Un traitement automatisé peut être nécessaire pour détecter spam, malwares, phishing, violations de sécurité ou erreurs techniques.
§ 10 Suppression des comptes Mail-Free inactifs
Les comptes Mail-Free gratuits peuvent être désactivés puis supprimés en cas d’inactivité.
Un compte est inactif s’il n’y a aucune connexion ou utilisation pendant douze mois.
Avant suppression définitive, l’utilisateur est informé par e-mail si une adresse valide est disponible.
La suppression peut concerner :
a) compte utilisateur ; b) boîte mail ; c) e-mails stockés ; d) pièces jointes ; e) stockage en ligne ; f) contacts ; g) paramètres personnels.
Les obligations légales de conservation et preuves nécessaires restent valables.
§ 11 Super Mail
Selon le forfait et fonctions activées, Super Mail peut traiter :
a) noms et coordonnées ; b) messages et contenus de conversation ; c) données WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger, Telegram, chat en direct, e-mail et SMS ; d) informations sur employés et rôles ; e) notes, étiquettes et affectations ; f) données d’automatisation ; g) données de widgets web ; h) entrées et sorties IA ; i) données techniques d’utilisation et sécurité.
Le client est responsable de la légalité du traitement des données clients, contacts et communications qu’il saisit.
§ 12 Sous-traitance avec Super Mail
Si un client professionnel fait traiter des données personnelles via Super Mail pour notre compte, United World Business et le client concluent un contrat de sous-traitance conformément à l’article 28 RGPD avant le début du traitement.
Ce contrat fait partie de l’accord contractuel ou est conclu séparément par voie électronique.
Le traitement suit uniquement les instructions documentées du client, dans la limite légale.
Le client reste responsable des données personnelles qu’il fournit. United World Business agit comme sous-traitant si les conditions légales sont remplies.
§ 13 Canaux de communication
Super Mail peut intégrer des canaux comme WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger, Telegram, chat en direct, e-mail et SMS.
L’utilisation de ces canaux peut entraîner un traitement des données personnelles par les plateformes concernées.
Ces plateformes sont responsables de leurs traitements et ont leurs propres politiques de confidentialité.
United World Business n’a pas de contrôle total sur ces traitements tiers.
Le client doit informer les personnes concernées de l’utilisation de ces canaux si la loi l’exige.
§ 14 Fonctions IA
United World Business peut utiliser des modèles IA internes ou externes et prestataires techniques.
Selon la fonction, peuvent être traités :
a) textes saisis ; b) questions et instructions ; c) contenus d’e-mails ; d) contenus de communication ; e) fichiers ou extraits ; f) données de contact ; g) données techniques d’utilisation ; h) réponses et suggestions générées par IA.
Les fonctions IA servent notamment à :
a) suggestions de texte ; b) résumés ; c) réponses automatiques ; d) classification et tri ; e) traductions ; f) automatisations ; g) communication client ; h) assistance et analyse.
Les fournisseurs IA utilisés seront précisés dans les descriptions de services et dans cette politique une fois définitifs.
Les données personnelles ne sont traitées que si une base légale appropriée existe.
Les résultats IA peuvent être erronés ou incomplets et doivent être vérifiés avant usage.
§ 15 Marketing par e-mail et personnalisation
Le marketing par e-mail peut être utilisé pour les messages du client et à destination de clients, prospects et autres destinataires.
Peuvent être traités notamment listes de destinataires, adresses e-mail, consentements, désinscriptions, données d’envoi et de personnalisation.
Le client est responsable de la légalité de ses actions marketing, notamment obtenir les consentements nécessaires, respecter les obligations d’information et offrir des options de désinscription.
Après désinscription, l’adresse e-mail peut être conservée sur une liste de blocage pour éviter tout envoi futur.
Les bases légales peuvent être les articles 6(1)a, b ou f RGPD.
§ 16 Contact et support
Lors d’un contact par e-mail, formulaire ou autre, nous traitons les données transmises :
a) nom ; b) adresse e-mail ; c) téléphone ; d) numéro client ; e) données contractuelles ; f) contenu de la demande ; g) pièces jointes ; h) données techniques.
Le traitement sert à traiter la demande, assurer le support client, l’assistance technique et l’exécution du contrat.
Base légale : articles 6(1)b ou f RGPD.
§ 17 Commandes et gestion contractuelle
Lors d’une commande, nous traitons notamment :
a) nom et coordonnées ; b) adresse de facturation ; c) forfait choisi ; d) début et durée du contrat ; e) données de paiement et facturation ; f) données de résiliation et rétractation ; g) données de support et communication.
Le traitement sert à la conclusion, exécution, facturation du contrat et respect des obligations légales.
Base légale : articles 6(1)b et c RGPD.
§ 18 Paiement via Stripe
Nous utilisons Stripe pour le traitement des paiements.
Selon le lieu, produit et mode de paiement, la société Stripe suivante peut être impliquée :
Stripe Payments Europe, Limited 1 Grand Canal Street Lower Grand Canal Dock Dublin 2 Irlande
Stripe peut faire appel à d’autres sociétés affiliées et prestataires techniques.
Stripe traite notamment les données de paiement, transaction, facturation, IP et techniques pour effectuer les paiements, prévenir la fraude, facturer et respecter les obligations légales.
Les données complètes de carte sont traitées directement par Stripe et non stockées par United World Business.
Stripe peut agir en tant que responsable de traitement ou sous-traitant selon le cas.
§ 19 Destinataires des données personnelles
Les données personnelles peuvent être transmises, si nécessaire, aux destinataires suivants :
a) netcup GmbH comme hébergeur et fournisseur d’infrastructure ; b) Stripe comme prestataire de paiement ; c) autorités et tribunaux si requis par la loi ; d) comptables et services fiscaux ; e) conseillers juridiques ; f) prestataires techniques nécessaires aux fonctions utilisées.
D’autres prestataires ne sont engagés que si nécessaire et sous conditions de conformité au RGPD.
§ 20 Transferts vers des pays tiers
Les transferts de données hors UE/EEE n’ont lieu que si nécessaires pour un service utilisé et si les conditions des articles 44 et suivants RGPD sont respectées.
Des décisions d’adéquation, clauses types ou garanties appropriées peuvent être utilisées.
Stripe peut effectuer des transferts internationaux selon le mode de paiement et traitement technique, en utilisant les mécanismes légaux requis.
§ 21 Durée de conservation
Les données personnelles sont conservées uniquement aussi longtemps que nécessaire pour la finalité.
Après disparition de la finalité, les données sont supprimées ou anonymisées, sauf obligations légales ou intérêts légitimes contraires.
Les documents commerciaux et fiscaux sont conservés selon les délais légaux.
Les données contractuelles et de paiement peuvent être conservées pour faire valoir ou défendre des droits jusqu’à l’expiration des délais de prescription.
§ 22 Sécurité des données
Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles appropriées, notamment :
a) chiffrement lors de la transmission ; b) restrictions d’accès ; c) concepts de rôles et autorisations ; d) méthodes d’authentification sécurisées ; e) journalisation des événements de sécurité ; f) sauvegardes ; g) mesures de restauration ; h) mises à jour régulières de sécurité et système.
Une sécurité complète lors de la transmission sur Internet ne peut être garantie.
§ 23 Droits des personnes concernées
Les personnes concernées disposent notamment des droits suivants selon la loi :
a) droit d’accès ; b) droit de rectification ; c) droit à l’effacement ; d) droit à la limitation du traitement ; e) droit à la portabilité ; f) droit d’opposition ; g) droit de retirer un consentement ; h) droit de déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle.
Les demandes peuvent être adressées à :
Des justificatifs d’identité peuvent être demandés.
§ 24 Révocation et opposition
Un consentement donné peut être révoqué à tout moment avec effet futur.
La révocation n’affecte pas la légalité du traitement avant celle-ci.
Le traitement des données à des fins de prospection peut être contesté à tout moment.
§ 25 Droit de plainte
Les personnes concernées peuvent porter plainte auprès d’une autorité de contrôle.
Notamment l’autorité de contrôle de Rhénanie-du-Nord-Westphalie ou celle du lieu de résidence habituel.
§ 26 Décision automatisée
Une prise de décision automatisée avec effet juridique ou similaire n’a pas lieu.
Les fonctions IA ne servent pas à prendre seules des décisions juridiques ou comparables.
§ 27 Mineurs
Nos services ne s’adressent pas spécifiquement aux enfants.
Les mineurs ne peuvent utiliser les services que si la loi l’autorise et avec l’accord des représentants légaux si nécessaire.
§ 28 Modifications de la politique de confidentialité
Nous pouvons modifier cette politique en cas de changements juridiques, techniques ou organisationnels.
La version actuelle est publiée sur https://uwbmail.be/datenschutz.
Date : 22 juillet 2026